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Come essere più produttivi facendo meno

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Hai mai passato un’intera giornata di “duro lavoro” per arrivare a fine pomeriggio con la netta sensazione di non avere combinato nulla? Questa intervista potrebbe aiutarti a capire il perché

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Non abbiamo bisogno di un esperto per sapere che il mondo è un luogo sempre più soggiogato dalle distrazioni. Per fortuna il nuovo libro di Chris Bailey dal titolo “Hyperfocus, come essere più produttivi in un mondo pieno di distrazioni” va oltre questa banale considerazione. Al contrario di quanto si possa credere è un saggio sulla produttività che, piuttosto ironicamente, mira all’essenza vera della produttività: siamo così preoccupati a prendere continuamente nuovi impegni da non avere il tempo per riflettere sulla profonda differenza tra l’essere occupati e lavorare veramente. Non è tanto navigare su Instagram ciò che dovrebbe preoccuparci quanto controllare la propria email di lavoro ogni dieci minuti e pensare di essere un buon dipendente solo perché abbiamo una consistente pila di impegni da smaltire. Non aiuta che, secondo la legge di Parkinson, il lavoro sia svolto occupando per intero le ore a nostra disposizione. Quando pensiamo di avere il tempo necessario a soddisfare i termini di una scadenza noi lo usiamo tutto, trovando ogni possibile scusa per estendere la consegna fino all’ultimo secondo possibile.
Perciò non abbiamo perso l’occasione di intervistare Bailey curiosi di sapere come sia possibile recuperare la nostra concentrazione sia per essere più produttivi, sia per migliorare ciò che già fa parte della nostra routine lavorativa.
18: Ci spieghi la relazione esistente tra volontà e attenzione?
Chris Bailey – «Tendiamo di continuo a confondere il termine impegno con l’essere produttivo… Le persone credono che essere produttivi significhi fare tante cose il più velocemente possibile. Il vero problema è riuscire a fare davvero ciò che è giusto con la dovuta coscienza e intenzione. Non tutte le cose che ci si presentano davanti sono uguali e meritano la stessa concentrazione. Ci sono alcune azioni a cui riserviamo un’attenzione 10 volte superiore a qualsiasi altra. Ad esempio, guardare compulsivamente la posta elettronica considerandola una parte essenziale del nostro lavoro. Scrivere un articolo che magari potrà essere letto da centinaia di migliaia di persone è sicuramente più importante di continuare a filtrare i messaggi pubblicitari che ci riguardano. Dobbiamo stare molto attenti alle priorità e saperle selezionare senza farci continuamente attirare solo dalle cose più recenti ed eclatanti. La nostra attenzione è naturalmente calamitata da tutto ciò che è piacevole, pericoloso e ben raccontato. Un’inclinazione dovuta alla stessa struttura del nostro cervello e legata alle reazioni della corteccia prefrontale: ogni volta che ci concentriamo su qualcosa di nuovo veniamo premiati con una generosa dose di dopamina. La nostra mente ci ricompensa ogni volta che ci distraiamo per prestare attenzione alle cose inutili e non comprese nella nostra agenda. Le vere incombenze presenti nel nostro lavoro sono raramente le più piacevoli, pericolose o nuove. Questo è l’ostacolo maggiore a tenere viva la nostra attenzione. Le scadenze hanno il pregio di introdurre nel nostro lavoro il senso di un pericolo incombente, il che ci fa immediatamente recuperare concentrazione. Quando siamo più liberi e sappiamo di avere realisticamente tre o quattro ore di lavoro reale da fare in una giornata di otto ore, allora nascono i problemi e siamo esposti a ogni genere di diversivo che sul momento ci attrae e alla fine rischia solo di farci fare le cose presto e male».
Su questo argomento un autore che mi piace molto è Tim Urban che ha scritto un magnifico post sull’arte della procrastinazione. Ragiona su come la parte razionale del nostro cervello sia sempre in lotta contro quella della gratificazione istantanea e, alla fine, la parte della gratificazione immediata vince sempre.
«Uno dei miei studi preferiti sulla nostra tendenza a procrastinare è stato condotto da Tim Pitchell alla Carlton University. Ha scoperto che ci sono alcuni fattori scatenanti presenti in determinate tipologie di situazione lavorativa che ci rendono più propensi a rimandare le cose. Questo si verifica quando un compito è noioso, frustrante, difficile, privo di un significato personale, di una ricompensa intrinseca e quindi non gratificante, ambiguo e non strutturato. Scrivere è un esempio tipico di questo stato mentale: è sicuramente gratificante ma spesso ambiguo, non strutturato, noioso e difficile. Quindi chi scrive tende a procrastinare. La via di uscita è prestare una diversa attenzione a ciò che è piacevole, pericoloso o nuovo. Una volta che inizi ad analizzare il tuo stato di attenzione, ti rendi conto, di avere intrapreso la strada giusta: ci sono elementi in grado di focalizzare la nostra attenzione e altri che ci spingono a smarrirla».
Ti pongo un altro problema: i muri in grado di proteggere la nostra capacità di focalizzare la nostra attenzione sono molto porosi, giusto? L’email è particolarmente perniciosa. Sono persone che succhiano la nostra attenzione senza alcun costo per loro.
«L’aspetto in grado di rendere molto seducente la posta elettronica è l’idea che in fondo possa portarci via solo un po’ del nostro tempo. In fondo passiamo solo un’ora o due al giorno a leggere, rispondere ed eliminare email. Il problema è che si tratta di un’azione capace di risucchiare una quantità sproporzionata della nostra attenzione. Il lavoratore medio controlla la posta elettronica 88 volte nel corso della giornata. C’è un costo in questo continuo passaggio dall’oggetto del nostro impegno lavorativo a questa costante divagazione. Un costo in termini di attenzione che le persone non riescono a calcolare davvero in tutta la sua portata. Ed è il motivo per cui il multi-tasking non funziona in termini di produttività: non possiamo passare senza interruzione dal fare una cosa a un’altra. La nostra mente non ne è capace. Esiste un “residuo di attenzione” che resta attaccato a ciò su cui prima eravamo concentrati. Se prima di fare questa intervista, avessimo avuto uno scontro davvero duro con il nostro capo, ora non potremmo umanamente essere in grado di indirizzare tutta la nostra attenzione su questa conversazione, perché ci sarà da smaltire quel residuo. La stessa cosa vale per ogni singolo momento in cui distogliamo la nostra mente da ciò che stiamo facendo. È stato dimostrato che quando passiamo alla posta elettronica, il nostro lavoro richiede poi circa il 50% in più di tempo per essere portato alla conclusione. Chiediti sempre se stai controllando la posta elettronica solo perché è stimolante o perché hai veramente bisogno di consultarla per qualcosa di urgente. Il segreto è controllare i nuovi messaggi solo se ne hai il tempo, l’attenzione e l’energia necessaria ad affrontare qualunque nuova richiesta. Una delle mie tattiche preferite è fare uno sprint di email. A una determinata ora imposto un timer di 15 o 20 minuti in cui passo al setaccio il maggior numero possibile di messaggi. Così poi mi rimangono ancora 45 minuti di quell’ora dedicata alla lettura delle mail per concentrarmi su ciò che è più significativo e più produttivo».
Se tu dovessi farmi un corso accelerato su come iperfocalizzare la mia attenzione, quali sono le tre pratiche da impiegare per ottenere subito un beneficio tangibile?
«Oggi fissa tre obiettivi. Al mattino, prima di connetterti alla posta elettronica e di accendere il computer, pensa davvero alle tre cose che vorresti realizzare durante la tua nuova giornata. E poi a fine giornata fa un bilancio riflettendo su quanto hai fatto per realizzarli. In secondo luogo, annota a cosa presti attenzione quando sei a corto di energia. Quando sei un po’ esaurito, quali app ti attivano? Quali siti web visiti senza pensieri, per abitudine, che ti stimolano e ti impediscono di riposarti davvero? Conoscere le proprie debolezze è il miglior modo per arrivare a disattivare il pilota automatico. Terzo: quando stai per lavorare su qualcosa che potresti procrastinare perché è noioso, frustrante, difficile, ambiguo e non strutturato, elimina qualsiasi oggetto distraente che troverai più attraente rispetto al lavoro che vorresti portare a termine. La distrazione non è una colpa. La nostra mente è fatta per essere distratta perché presta in un modo del tutto naturale attenzione a ciò che è piacevole, pericoloso o nuovo. Di conseguenza abbiamo bisogno di eliminare queste cose dal nostro ambiente prima che sia troppo tardi. Se ritieni di dovere realizzare qualcosa di veramente importante che richiede un livello profondo di messa a fuoco e concentrazione, lascia il cellulare in un’altra stanza o mettilo in modalità silenziosa».
Perché “Io non ho tempo” è solo una scusa debole?
«Quando diciamo di non avere tempo per qualcosa, stiamo solo dicendo che quella cosa non è in fondo veramente importante per noi. Senti spesso la gente dire: “Non ho tempo di leggere questo libro”. Ma poi hanno il tempo di controllare la posta elettronica, leggere le notizie o andare sui social media investendo intere ore della propria giornata. Dobbiamo sforzarci di capire cosa intendiamo quando diciamo che non c’è tempo per qualcosa: non abbiamo l’attenzione o la pazienza di fare una determinata cosa. In realtà abbiamo il tempo per tutto. È solo che scegliamo di fare altro».
Credo che questa tua ultima risposta rappresenti il cuore del tuo libro, la rilevazione più importante: non dobbiamo necessariamente eliminare le distrazioni, perché è impossibile, ma avere questo tipo di meta-consapevolezza su noi stessi, sapere che siamo costituzionalmente distratti.
«Va fatto un passo indietro per osservare ciò a cui pensiamo e proviamo prima di perdere la nostra concentrazione. È qualcosa a cui non facciamo abbastanza attenzione: mentre il mondo esterno ci tenta, il nostro cervello entra in modalità pilota automatico. Non fissiamo mai cosa ci passa per la testa. Questo è lo sforzo di consapevolezza da fare: notare il funzionamento della nostra mente».
Quando la nostra mente divaga perché, a tuo avviso, si indirizza con più frequenza sui pensieri negativi, tipo “Perché ho detto quella cosa imbarazzante al mio capo?”, piuttosto di godersi i ricordi migliori?
«Anche questo meccanismo inconscio è collegabile ai tre magneti della nostra attenzione: ciò che è piacevole, pericoloso o nuovo. Si tratta di un’eredità evolutiva: invece di concentrarci a fare il fuoco, stiamo attenti a ciò che ci circonda e alla tigre dai denti a sciabola pronta ad aggredirci. Poi abbiamo prestato attenzione a una nuova minaccia, ce ne siamo occupati e siamo sopravvissuti per vivere un altro giorno e pensare di dedicarci a fare il fuoco. Oggi però le tigri più vicine sono allo zoo e la nostra attenzione è minacciata dalla struttura stessa della nostra mente. La nostra mente per fortuna è portata anche a fantasticare molto, soprattutto quando ci prendiamo cura di noi stessi. Se pensi ai momenti in cui ci vengono le idee migliori, raramente accade quando siamo concentrati su qualcosa. Capita mentre vaghiamo con la mente durante una passeggiata nella natura, quando ci distraiamo nel mezzo di una riunione e il telefono non chiede a gran voce la sua attenzione. È nei momenti di apparente vuoto tra una cosa e l’altra che siamo in grado di riflettere. Non siamo capaci di concentrarci e riflettere allo stesso tempo. Se vuoi dare spazio a idee nuove devi riposare di più e lasciare un intervallo tra le cose che hai da fare. Uno dei miei argomenti preferiti di studio è l’analisi del flusso del traffico. Se si guarda a ciò che consente al traffico di continuare ad andare avanti, non è la velocità con cui le auto si muovono, ma quanto spazio esiste tra un mezzo e l’altro. Credo che per il nostro lavoro sia esattamente lo stesso, le cose vanno avanti quando c’è spazio tra un’attività e l’altra per riflettere su ciò che stiamo facendo, ricaricare, pianificare, ideare e pensare ai nostri prossimi obiettivi».
Lo stesso ragionamento vale per controllare i nostri impulsi?
«È esattamente così. L’intenzione è ciò che ci rende umani. Quando siamo in grado di creare quello spazio tra un impulso e la nostra azione, allora possiamo trovare la nostra umanità».
Ho la sensazione che oggi le persone sappiano di essere più distratte e meno produttive di quanto non lo siano mai state prima. Eppure non siamo molto proattivi nel fare qualcosa al riguardo.
«Se c’è una cosa che ho capito nel corso della stesura di questo libro, è che lo stato della nostra attenzione determina il nostro destino. E così se ci distraiamo di continuo e in ogni momento, alla fine ci sentiremo sopraffatti e sconfitti. I momenti di distrazione che si accumulano giorno dopo giorno, settimana dopo settimana, mese dopo mese, anno dopo anno, finiscono con il creare una vita da perdenti. La vera ragione per cui è necessario sapere gestire bene la nostra attenzione sta proprio nell’aumentare il benessere, l’autostima e la qualità della nostra vita. Sappiamo di essere distratti. Ma poiché riusciamo comunque a essere abbastanza produttivi, manteniamo il nostro livello di distrazione. C’è però un passaggio ulteriore: una volta interiorizzata l’idea che la distrazione sia in grado di andare oltre la nostra produttività e coinvolge ogni aspetto della nostra vita, possiamo iniziare a comprendere il vero costo della scelta di non gestire deliberatamente il nostro grado di attenzione sulle cose e cosa comporti non farlo. A cosa serve una vita piena di vuoti e momenti che non ricordiamo e non abbiamo vissuto veramente con l’adeguata intensità? Se ripensiamo all’esperienza più significativa mai avuta sicuramente non è stato fare multitasking su cinque o sei scacchiere contemporaneamente. Le cose che non si ricordano sono anche le meno significative. Molti di noi si riducono a vivere in uno stato di perenne assenza. Spesso la nostra mente è ovunque, tranne dove siamo. Le persone che ci stanno accanto si rendono conto di quando veramente sei con loro. L’amore non è affatto diverso: significa condividere l’attenzione di qualcuno. Puoi esserci fisicamente senza esserlo con la mente. Penso sia un problema che tutti dobbiamo prendere a cuore».

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